RPA (Robotic Process Automation) Nedir? Nelere Dikkat Edilmelidir?

PRA – Robotik Süreç Otomasyonu, tekrarlayan ve zaman alıcı iş süreçlerini otomatikleştirerek işletmelerin verimliliğini ve hızını artıran bir teknoloji olarak öne çıkar.  Bu makalede, RPA’nın temel işleyişini, avantajlarını ve iş dünyasındaki uygulama alanlarını detaylıca ele alacağız.

 

RPA Nedir?

Robotic Process Automation (RPA) – Robotik süreç otomasyonu, insanların yazılımla etkileşim kurarak gerçekleştirdiği yüksek hacimli, tekrar eden görevleri taklit eden bir teknolojidir. RPA teknolojisi, uygulamalara giriş yapabilen, veri girebilen, hesap yapabilen ve gereken görevleri tamamlayabilen, ayrıca uygulamalar veya iş akışları arasında veri taşıyabilen yazılım programları veya botlar oluşturur.

RPA, bankacılık, bilişim, insan kaynakları ve sağlık gibi çeşitli sektörlerdeki tekrarlayan iş süreçlerini otomatikleştirir. Bir bot tarafından gerçekleştirilen bu iş süreçleri, insanlardan daha hızlı ve daha verimli olur. RPA’nın popülerliği, maliyetleri azaltabilmesi, işlem süreçlerini hızlandırması ve daha iyi müşteri deneyimleri sağlaması nedeniyle artmaktadır. RPA yazılımının bir diğer avantajı da, iş birimlerinin yeni araçlar öğrenmeden, BT ekibinden destek istemeden veya şirketin mevcut BT altyapısını değiştirmeden uygulanabilmesidir.

RPA’nın kullandığı yazılım botları, bir ekranda ne olduğunu anlayabilir, sistemler arasında gezinebilir, tuş vuruşlarını algılayabilir, verileri tanıyabilir, veri çıkarabilir ve çeşitli diğer eylemleri gerçekleştirebilir. Bu botlar, bilgisayarlarla etkileşimde bulunurken insan hareketlerini taklit eden komut dosyalarını uygulayarak tekrar eden işleri anlayabilir ve yerine getirebilir.

Yapay zeka (AI) ve makine öğrenimi ile birleştirildiğinde RPA, çalıştığı içerikten daha fazla bağlam yakalayabilir. Örneğin, optik karakter tanıma (OCR) kullanarak metin ya da el yazısını okuyabilir, doğal dil işleme (NLP) yoluyla isimler, fatura terimleri veya adresler gibi varlıkları çıkarabilir ve sigorta taleplerindeki hasar resimlerini otomatik olarak değerlendirmek gibi görüntülerden daha fazla bağlam yakalayabilir.

RPA popülerlik kazandıkça, işletmeler bu teknolojiyi BT sistemlerine entegre etme ihtiyacını daha fazla hissetmektedir. İnsanlar tarafından yönetilen iş süreçlerini büyük ölçüde hızlandırabilen RPA botları, uygulama arayüzleri veya işlem iş akışları değiştiğinde aksama yaşayabilir.

Yeni RPA araçları, AI, makine görüşü ve NLP kullanarak bu aksama sorunlarını azaltmayı amaçlamaktadır. Modern RPA platformları, merkezi BT yönetimi ve yönetim yetenekleri ile entegrasyon da sunar, bu da kurum genelinde RPA kullanımını ölçeklemeyi kolaylaştırır.

RPA Nasıl Çalışır?

RPA, insanların yazılım uygulamaları ile etkileşime girme ve düşünme biçimini taklit eder ve bu nedenle API’lar veya düşük kod geliştirme gibi diğer otomasyon araçlarına kıyasla popüler olmuştur. Düşük kod geliştirmede RPA otomasyon komut dosyaları oluşturmak için kullanılabilir.

En basit RPA botları, bir kullanıcının bir uygulama ile etkileşime girdiğinde yaptığı tıklama ve tuş vuruşlarını kaydederek oluşturulur. Problemler ortaya çıktığında, kullanıcı botun uygulama ile nasıl bağlantı kurduğunu izleyebilir ve hangi adımların ince ayar gerektirdiğini belirleyebilir.

Bu temel kayıtlar, ekran boyutu, düzeni veya iş akışındaki değişikliklere uyum sağlayabilen daha güçlü botlar oluşturmak için genellikle bir şablon olarak kullanılır. Daha sofistike RPA araçları, ekrandaki ikonları ve düzeni yorumlamak için makine görüsü kullanır ve gerektiğinde ayarlamalar yapar.

Bazı RPA araçları, mevcut bir iş sürecini veya iş akışını kaydederek ve ardından arka planda dinamik olarak bir iş akışı otomasyonu oluşturarak hibrit RPA botları oluşturabilir. Bu tür hibrit botlar, RPA geliştirmenin sadeliği ve yerel iş akışı otomasyonunun ölçeklenebilirliğinden yararlanır.

Miras kalan kurumsal sistemler, arka uç sistemlerine erişim sağlanamıyorsa RPA ile kullanıldığında ön uç entegrasyonları gerektirebilir. Diğer RPA uygulamalarında, iş süreci iş akışlarını otomatik olarak yakalamak için süreç madenciliği ve görev madenciliği araçları kullanılır ve bu şablonlar RPA otomasyonları için başlangıç noktası olarak hizmet eder. Süreç madenciliği, ERP ve CRM uygulamalarının loglarını analiz ederek, örneğin, yaygın kurumsal süreçlerin haritasını otomatik olarak oluşturabilir. Görev madenciliği araçları, bir kullanıcının birden fazla uygulama üzerindeki etkileşimlerini yakalamak için yerel olarak çalışan bir uygulama kullanır. Tüm büyük RPA satıcıları bu tür süreç madenciliği entegrasyonlarını geliştirmeye başlamıştır.

RPA araçları, yapılandırma, izleme ve güvenlik uygulamalarını etkinleştirmek için orkestrasyon ve yönetim araçları ile diğer sistemlerle entegre olacak şekilde tasarlanmıştır.

RPA araçlarının gerçekleştirdiği görevler, kullanıcı tarafından tetiklenerek veya planlı olarak gerçekleştirilir. Kullanıcı tarafından başlatılan botlar “katılımcı“, zamanlanmış görevleri yerine getiren botlar ise “katılımsız” olarak adlandırılır.

RPA araçları, OCR (optik karakter tanıma), makine görüşü, doğal dil anlama veya karar motorları gibi özelliklere sahip yapay zeka modülleri ile de entegre edilebilir. Bu tür entegrasyonlarla elde edilen duruma “akıllı süreç otomasyonu” denir. Bu özellikler bazen belirli bir sektör veya iş süreci için en iyi uygulamaları desteklemek üzere tasarlanmış bilişsel otomasyon modülleri olarak paketlenir.

RPA’nın Kullanım Alanları ve Uygulamaları

RPA, birçok sektörde özellikle tekrarlayan görevlerin bulunduğu sigorta, bankacılık, finans, sağlık hizmetleri ve telekomünikasyon gibi alanlarda yaygın olarak kullanılmaktadır. RPA’nın kullanıldığı sektörlerden bazı örneklerşöyledir:

Finans

Finansal hizmetler sektörü; yönetişim otomasyonu, hesap mutabakatı, fatura işleme, ödeme işlemleri, hesap açma ve kapama, denetim taleplerini yönetme ve sigorta taleplerini işleme gibi işlemler için RPA kullanır.

Tedarik Zinciri Yönetimi

İşletmeler; verilerin girilmesi, tedarik, tahminsel bakım, sipariş işleme ve ödemelerin otomatikleştirilmesi, satış sonrası hizmet desteği, sevkiyatların takibi ve envanter seviyelerinin izlenmesi gibi görevleri RPA ile otomatikleştirir.

Telekomünikasyon

Telekomünikasyon şirketleri; yeni hizmetlerin yapılandırılması ve yeni hesaplar için faturalandırma sistemlerinin ayarlanması gibi işlemler için RPA kullanır. Aynı zamanda, ekipman arızalarını giderirken ya da sorunları öngörürken birden fazla sistemden veri çekmek için de RPA kullanır.

Bankacılık

Bankalar; müşteri süreçlerinin otomatikleştirilmesi, hesapların kapatılması, müşteri hizmetleri, kredi kartı işleme ve dolandırıcılık tespiti gibi görevlerde RPA kullanır.

Bilgi Teknolojileri (IT)

IT alanında; veri toplama, yasal uyumluluk, otomatik ağ yönetimi, veri dönüşümleri ve işe alım ve çıkış süreçlerinde RPA kullanılır.

İnsan Kaynakları (İK)

İnsan kaynakları ekipleri; işe alım, çalışan giriş ve çıkış süreçleri, eğitim, çalışan veri yönetimi, gider yönetimi, çalışan bilgilerini güncelleme ve zaman çizelgelerinin gönderilmesi gibi süreçlerde RPA kullanır.

Sigorta

RPA, sigorta sektöründe taleplerin kaydı, yasal uyumluluk, dolandırıcılık tespiti, müşteri hizmetleri ve poliçe yönetimi ve iptalleri gibi alanlarda uygulanır.

Sağlık Hizmetleri

Sağlık sektöründe, randevu planlama, hesap yönetimi, talep yönetimi, faturalandırma, yasal uyumluluk ve elektronik kayıt ve veri yönetimi gibi işlemler RPA ile otomatikleştirilir.

Müşteri Hizmetleri

Şirketler, e-imzaların doğrulanması, taranmış belgelerin yüklenmesi ve otomatik onay veya red bilgilerinin doğrulanması gibi çağrı merkezi görevlerini otomatikleştirerek daha iyi müşteri hizmetleri sunar.

Muhasebe

İşletmeler, genel muhasebe, operasyonel muhasebe, işlemsel raporlama ve bütçeleme gibi görevler için RPA kullanır.

RPA’nın Faydaları

RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) teknolojisi, kurumların dijital dönüşüm süreçlerine önemli katkılar sağlar. RPA’nın sunduğu bazı önemli faydalar şunlardır:

Müşteri Hizmetlerini İyileştirme

RPA, müşteri hizmetlerini daha etkili bir hale getirir. Tekrarlanan ve zaman alan görevleri otomatikleştirerek, müşteri temsilcilerinin daha karmaşık ve değerli sorunlara odaklanmasına olanak tanır.

Regülasyon ve Uyum Standartlarına Uygunluk Sağlama

İşletmelerin operasyonel süreçlerinin yasal düzenlemelere ve uyum standartlarına uygun hale getirilmesini sağlar. Bu da olası cezalardan ve yasal sorunlardan korunmaya yardımcı olur.

İşlem Süresini Önemli Ölçüde Hızlandırma

İşlemlerin daha hızlı bir şekilde tamamlanmasına olanak tanır. RPA, insandan daha hızlı ve kesintisiz çalışarak işlem sürelerini büyük ölçüde kısaltır.

Verimliliği Artırma

Veri ve süreçlerin dijitalleştirilmesi ve denetlenmesi sayesinde verimlilik artar. Bu durum, işletme içindeki süreçlerin daha şeffaf ve izlenebilir olmasını sağlar.

Hataları Azaltma

Tekrarlayan görevlerde insan hatası olasılığı yüksekken, RPA bu tür hataları minimize eder. Otomasyon sayesinde doğruluğun artması sağlanır.

Maliyetleri Azaltma

Manuel ve tekrarlayan işleri azaltarak maliyet tasarrufu sağlar. Böylece insan kaynakları daha kritik işlere yönlendirilebilir.

Çalışan Verimliliğini Artırma

Çalışanların zamanlarını daha anlamlı ve karmaşık görevlerde kullanarak verimliliklerini artırır. Tekrarlayan görevler yerine stratejik işlere odaklanmalarını sağlar.

Geliştirmeyi Kolaylaştırma

Düşük kodlu araçlar sayesinde RPA scriptlerinin oluşturulmasını basitleştirir. Bu da teknik bilgiye sahip olmayan kullanıcıların bile otomasyon süreçlerini yönetmesini kolaylaştırır.

Uygulama Katmanında Çalışma

RPA teknolojisi, uygulamaların ara yüzlerinde çalışır ve iç sistemlere müdahale etmez. Bu özellik, mevcut sistemlere zarar vermeden ve büyük değişiklikler yapmadan entegrasyonu mümkün kılar.

RPA, işletmelerin çeşitli operasyonlarını daha etkili ve verimli hale getiren güçlü bir araçtır. Bu teknolojiyi kullanarak sağlanan faydalar, kurumların rekabet avantajını artırmasına yardımcı olur.

RPA Yazılı Tercih Edilirken Nelere Dikkat Edilmeli

Kurumsal liderler RPA teknolojilerini değerlendirirken şu özelliklere ve işlevselliğe dikkat etmelidir:

Ölçeklenebilirlik: Şirketlerin, RPA platformlarını merkezi bir kontrol panelinden yönetip ölçeklendirebilmeleri önemlidir. Bu, her bir masaüstüne ayrı ayrı kurulum yapmaktan daha verimli ve yönetilebilir olur.

Hız: Yeni dijital süreçlerin tasarım ve test edilme sürelerinin birkaç saat veya daha az sürmesi büyük avantajdır. Ayrıca, botların hızlı çalışması için optimize edilebilir olması gerekir.

Güvenilirlik: Şirketler, yüzlerce hatta binlerce manuel görevi otomatikleştirirken, sistemlerin sağlık durumunu izlemelerini sağlayacak yerleşik izleme ve analiz araçlarına sahip olmalılar.

Basitlik: Kullanımı ve kurulumu kolay ürünler tercih edilmelidir. Düşük kod teknolojileriyle çalışan ürünler, çalışanların çeşitli işleri yapabilmesini sağlar. Bu, verilerin toplanıp bilgiye dönüştürülerek yöneticilerin en iyi iş kararlarını almasına yardımcı olur.

Zeka: En iyi RPA araçları, basit görev tabanlı faaliyetleri destekleyebilmelidir. Herhangi bir veri kaynağına okuyup yazabilir ve daha karmaşık öğrenme yetenekleriyle otomasyonu daha da iyileştirebilir.

Kurumsal Seviye: Şirketler, kurumsal düzeyde ölçeklenebilirlik, güvenilirlik ve yönetilebilirlik sunan araçları tercih etmelidir.

Yönetişim (Governance): Şirketler, bot güvenlik kimlik bilgilerini yönetmeye, gizlilik sorunlarını değerlendirmeye ve diğer potansiyel sorunları işaret etmeye yardımcı olan çeşitli güvenlik ve yönetişim özelliklerine dikkat etmelidir.

Finansal Planlama: Bot kullanımının kaydedilmesine yönelik araçlar, ekiplerin mevcut botların yatırım getirisini değerlendirmesine ve değerine göre yeni otomasyon fırsatlarını önceliklendirmesine yardımcı olur.

Katılımlı veya Katılımsız (Attended vs Unattended): Katılımlı RPA’lar, bir iş kullanıcısının belirli bir zamanda belirli bir görevi gerçekleştirmesine ihtiyaç duyulduğunda iyi performans gösterir. Katılımsız RPA’lar ise sürekli bir iş akışında gerektiğinde tercih edilir.

Entegrasyonlar: RPA’nın, organizasyonun mevcut uygulamalarıyla iyi bir şekilde entegre olabilmesi önemlidir.

RPA’nın Gelişimi

RPA’nın (Robotik Süreç Otomasyonu) ilk gelişime adımları, 1980’ler ve 1990’larda başladı. RPA, Excel gibi uygulamalarda manuel görevleri otomatikleştirmek için geliştirilen makro teknolojilerinin başarısına dayanır. 1980’lerde, bu yetenekler birçok kurumsal uygulamaya, yüksek derecede özelleştirilmiş veri kazıma (scraping)çözümleri kullanılarak genişletildi. 1990’larda ise, kullanıcı arayüzü testlerini otomatikleştirme ile RPA daha da ilerledi.

2000’lerin başında, bazı test aracı satıcıları kullanıcı etkileşimi testleri ve yük testlerini otomatikleştirmeye yönelik yeteneklerini artırdı. “RPA” terimi 2012 yılında HFS Research’ün kurucusu ve baş analisti Phil Fersht tarafından ortaya atıldı. Teknoloji, 2018’e kadar yavaş ilerledi ancak bu yıldan sonra, şirketlerin dijital dönüşüme yönelmesi ve RPA platformlarının yeteneklerinin iyileşmesiyle büyük bir patlama yaşadı. RPA teknolojisini ilk benimseyen sektörlerin başında bankalar ve sigorta şirketleri gelir.

Günümüzde RPA yazılımları, birlikte sorunsuz bir şekilde etkileşime girmesi gereken birçok farklı ve karmaşık sisteme sahip organizasyonlar için oldukça kullanışlıdır.

Örneğin, bir İK (İnsan Kaynakları) sistemindeki elektronik formda bir posta kodu eksikse, geleneksel otomasyon yazılımı bu formu bir istisna olarak işaretler ve bir çalışan doğru posta kodunu araştırıp forma girerdi. Form tamamlandığında, çalışan bunu bordro sistemine iletirdi. Ancak RPA teknolojisi ile yazılımlar bordro sistemiyle insana ihtiyaç duymadan etkileşim kurabilir.

RPA Pazarının Geleceği, Hiperotomasyon tarafından Yönlendiriliyor

Bugün, RPA pazarı büyümeye devam ediyor. Organizasyonların yeteneklerini ve performanslarını artırmak ve maliyet tasarruflarını artırmak için RPA teknolojilerini daha fazla benimsemeleri, RPA’nın beklenen büyümesinin ana nedenleri arasında yer alıyor.

RPA’nın büyümesinin başlıca nedenlerinden biri, RPA ürünlerine yapay zeka ve makine öğrenimi teknolojilerinin benimsenmesi ve entegrasyonudur. Yapay zeka destekli RPA botları verilerden öğrenebilir ve böylece zamanla performansını geliştirebilir. Yapay zeka ve makine öğrenimi, RPA botlarının daha karmaşık görevleri otomatikleştirmesine de olanak tanır ve daha geniş bir iş süreci yelpazesi için faydalı hale getirir.

RPA’nın potansiyel gelecekteki büyümesini artıran diğer eğilimler şunlardır:

  • Cloud tabanlı RPA’ya geçiş.
  • Hizmet olarak RPA kullanımına geçiş.
  • Kod yazmayı gerektirmeyen RPA geliştirmeleri.
  • Yeni otomasyonları belirlemeye yardımcı olan süreç ve görev madenciliği.

Hiperotomasyon çabaları, RPA’yı diğer otomasyon araçlarıyla, düşük ve kodsuz geliştirme araçları, BPM (İş Süreçleri Yönetimi) araçları ve karar motorlarıyla birleştirir. IPA ve bilişsel otomasyon modülleri, bu otomasyonlara yapay zeka yeteneklerini dahil etmeyi kolaylaştıracaktır.

Related articles